Rôle et fonction d'un syndicat de copropriété
Publié le 16/07/2017
De prime abord, mentionnons que le syndicat de copropriété est constitué lorsque plusieurs individus sont reconnus comme étant copropriétaires d’un même immeuble.
Bien qu’il existe plusieurs modes de nomination pour élire les membres du syndicat, une élection représente souvent la voie empruntée pour le faire. Avant de poursuivre de façon plus élaborée sur le rôle et le fonctionnement du syndicat de copropriété, précisons que celui-ci est considéré comme une personne morale composée de deux entités distinctes : l’assemblée des copropriétaires et le conseil d’administration.
Le fonctionnement du syndicat de copropriété
En premier lieu, il faut mettre en évidence le fait que ce sont les membres de l’assemblée de copropriétaires qui élisent les administrateurs durant l’assemblée annuelle. C’est d’ailleurs à ce moment qu’ils examinent les résultats financiers du syndicat afin d’évaluer si la gestion des finances communes s’effectue dans le meilleur intérêt de tous les copropriétaires.
Précisons que chacun des copropriétaires a la possibilité de voter à l’assemblée pour désigner l’ensemble des membres qui constitueront le conseil d’administration. Advenant l’éventualité où un copropriétaire ne pourrait être physiquement présent lors de l’assemblée, il possède le droit de se faire représenter par procuration. Comme chaque copropriétaire a le droit d’être tenu au courant des discussions qui ont marqué le déroulement de l’assemblée annuelle, un procès-verbal doit impérativement leur être envoyé.
Dans un autre ordre d’idées, il faut préciser que l’assemblée des copropriétaires ne se réunit pas à une fréquence aussi élevée que le conseil d’administration, bien qu’il fasse également partie du syndicat de copropriété. D’ailleurs, lorsque le conseil d’administration doit prendre une décision sur une question quelconque relativement à la gestion de l’immeuble, chacun de ses membres dispose d’un vote. Contrairement toutefois à l’assemblée des copropriétaires, un membre ne peut pas se faire représenter par procuration advenant l’impossibilité d’être présent à la rencontre.
À titre informatif, le syndicat de copropriété doit être immatriculé auprès du Registraire des entreprises. Afin d’établir officiellement l’existence du syndicat de copropriété, une déclaration de copropriété doit être publiée au registre foncier (soit l’article 1039 du Code civil du Québec). Cette déclaration précise également le mode de nomination des administrateurs (en vertu de l’article 1085 du Code civil du Québec), l’étendue de leurs fonctions ainsi que la procédure à suivre pour leur remplacement.
Le rôle du syndicat de copropriété
Le rôle du syndicat est très clairement défini par l’article 1039 du Code civil du Québec, ce dernier précisant que le syndicat « a pour objet la conservation de l'immeuble, l'entretien et l'administration des parties communes, la sauvegarde des droits afférents à l'immeuble ou à la copropriété, ainsi que toutes les opérations d'intérêt commun. » Cela inclut, bien entendu, l’administration des parties communes de l’immeuble, de même que le maintien des droits de la collectivité de l’ensemble des copropriétaires.
De façon générale, le syndicat se réunit le plus souvent pour coordonner la gestion des activités d’entretien de l’immeuble, ce qui l’oblige d’ailleurs à inclure dans les charges communes un certain montant pour pouvoir assurer le maintien de l’immeuble dans un état adéquat et pourvoir aux réparations et aux travaux d’entretien lorsque ceux-ci s’avèrent nécessaires.
Une obligation morale pour les administrateurs
Un petit mot s’impose sur le comportement attendu de la part des administrateurs. Ces derniers doivent en tout temps faire preuve d’honnêteté et de loyauté dans le cadre de leurs fonctions. Dans le meilleur de leur capacité, ils doivent à tout prix essayer d’éviter de se placer en position de conflit d’intérêts.
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